.png)
Kodukontori all mõeldakse olukorda, kus töötaja või ettevõtja kasutab oma kodu ruume ettevõtte tegevuseks. Eesti töölepingu seaduse ja maksuseaduste kohaselt on võimalik teatud kulusid tööandjal või ettevõttel hüvitada, eeldusel et need on seotud tööülesannete täitmisega ja on piisavalt põhjendatud. Kodukontori hüvitiste maksmiseks peab ettevõte olema veendunud, et ruumide kasutamine on vajalik ja kulud on proportsionaalsed.
Näiteks kui ettevõtte juhatuse liige või töötaja kasutab kodus eraldi ruumi töö tegemiseks, on sellised kulud hõlpsamalt põhjendatavad. Kui töökoht asub jagatud pinnal, näiteks elutoa nurgas, tuleb kulude jagamisel kasutada proportsionaalsuse põhimõtet.
Kodukontori kulusid võib üldiselt jagada nelja peamisesse kategooriasse: kommunaalkulud, sidekulud, kontoritarbed ja kontorimööbel. Hüvitamine peab toimuma ainult tegelike tööalaste kulude piires.
Kodukontori kommunaalkulud hõlmavad elektrit, kütet, vett ja muid üldkulusid. Neid võib tööandja hüvitada maksuvabalt proportsionaalselt tööruumi osakaaluga kogu elamispinnast. Näiteks kui töötegemiseks kasutatakse 20% kodupinnast, võib ka elektrikulu samas proportsioonis ettevõtte kuluks kanda.
Kui täpset ruutmeetrite põhist proportsiooni pole võimalik määrata, võib kasutada hinnangulist osakaalu (30–50%), ent see peab olema selgelt põhjendatud ja dokumenteeritud.
Kodukontori varustamiseks vajalike tarvikute soetamine on ettevõtte seisukohalt tavapärane kulu. Nende hulka kuuluvad näiteks:
Need kulud võib maksuvabalt hüvitada tingimusel, et need on töö tegemiseks vajalikud ja ettevõtte nimel soetatud.
Interneti ja telefoni kasutamine on kodukontoris vältimatu. Nende kulude hüvitamisel tuleb lähtuda tööga seotud proportsioonist. Näiteks kui internetti kasutatakse 50% tööks ja 50% isiklikuks otstarbeks, võib hüvitada poole kuutasust. Kulude proportsioon tuleb dokumenteerida ja vajadusel põhjendada.
Mõned kulud ei kuulu maksuvaba hüvitamise alla, kuna neid käsitletakse eratarbimisena. Nende hulka kuuluvad näiteks:
Selliste kulude hüvitamisel tekib erisoodustus või üüritulu, mis on maksustatav.
Kui töötaja või juhatuse liige rendib ettevõttele osa oma kodust, tekib tal üüritulu, mis tuleb deklareerida ja maksustada. Üüritulu pealt arvestatakse tulumaks 22% ulatuses ning tööandja on kohustatud selle kinni pidama ja deklareerima TSD-s.
Oluline teada: Kui ettevõte hüvitab osa kodu üürist, on see maksustatav samadel alustel kui üürileping.
Käibemaksu arvestus sõltub sellest, kelle nimele on kulude arved vormistatud.
Kui arved on vormistatud otse ettevõtte nimele ja ettevõte on käibemaksukohustuslane, võib sisendkäibemaksu tagasi küsida proportsionaalselt tööruumi kasutuse osakaalule.
Kui töötaja või juhatuse liige tasub kulud isiklikult ja esitab kuluaruande, ei ole võimalik käibemaksu tagasi küsida. Sellisel juhul hüvitatakse kulud koos käibemaksuga.
Kodukontori kulude õiglane hüvitamine tugineb alati proportsionaalsuse põhimõttele. See tähendab, et tööandja ei saa hüvitada kogu elamispinna kulusid, kui tööks kasutatakse ainult osa korterist või majast.
Kõige tavalisem on arvestada tööruumi ja kogu elamispinna suhet ruutmeetrites. Näiteks:
Kui töökoht asub jagatud ruumis, näiteks elutoas, võib proportsiooni määrata hinnanguliselt, kuid see peab olema põhjendatud. Levinud praktika on kasutada vahemikku 30–50% sõltuvalt töö iseloomust ja kasutatavast pinnast.
Soovitus:
Proportsioon fikseeri kirjalikult juhatuse otsuses või kuluarvestuse lisas. Vajadusel koosta eraldi arvutusdokument, et maksuametil ei tekiks kahtlusi.
Näide kommunaalkulu hüvitamisest:
Samal põhimõttel saab arvestada küte, vesi ja muud üldkulud.
Kui tööruumi proportsioon aja jooksul muutub (nt kodu remondi või töökorralduse tõttu), tuleks see uuesti üle vaadata ja dokumenteerida.
Kulude hüvitamine on seaduslik vaid juhul, kui see on läbipaistvalt tõendatud. Dokumentide korrektne vormistamine aitab vältida hilisemaid vaidlusi ja maksuprobleeme.
Kõigepealt tuleb koostada juhatuse otsus, kus:
Kui töötaja teeb püsivalt kaugtööd, on soovitatav töölepingusse lisada vastav punkt:
Selge kokkulepe aitab vältida arusaamatusi ning annab õigusliku aluse kulude kompenseerimiseks.
Kuigi kodukontori kulude hüvitamine on täiesti seaduslik, tehakse sageli vigu, mis võivad kaasa tuua maksukohustusi või intresse. Levinumad probleemid:
Iga kulu peab olema tööga otseselt seotud, selgelt põhjendatud ja dokumenteeritud.
1. Kas kogu internetiarve võib maksuvabalt hüvitada?
Ei, ainult tööga seotud osa. Kui interneti kasutatakse ka isiklikult, tuleb määrata proportsioon (nt 50%).
2. Kas tööandja saab kodu üüri hüvitada maksuvabalt?
Ei. Üürihüvitis on maksustatav üürituluna ja tuleb deklareerida.
3. Kas kodukontori mööbli ostmine on lubatud?
Jah, kui mööbel on vajalik töö tegemiseks ja arve on ettevõtte nimel.
4. Kas hüvitada saab ka kodulaenu intressi?
Ei, kodulaenu intressid on isiklik kulu.
5. Kui töötaja ostab kulud ise, kas käibemaksu saab tagasi?
Ei, töötaja nimel olevatelt arvetelt sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.
6. Kui suur proportsioon on mõistlik?
Levinumad on 20–40%, sõltuvalt kasutatavast pinnast ja töö iseloomust.
Kodukontori kulude korrektne hüvitamine nõuab:
Kui kulude hüvitamine on läbipaistev ja korrektselt vormistatud, väldid maksuriske ja näitad, et ettevõte tegutseb vastutustundlikult. Vajadusel tasub pidada nõu raamatupidaja või maksunõustajaga.